Государственная информационная система электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) — это федеральная информационная система, созданная для цифрового обмена, обработки и хранения сведений, содержащихся в электронных перевозочных документах.
Если говорить простыми словами, ГИС ЭПД — это государственная цифровая система, в которой фиксируется информация о перевозках и электронных документах, сопровождающих их.
Для бизнеса это означает принципиально новый подход к транспортному документообороту. Если раньше значительная часть информации существовала в виде бумажных документов внутри отдельных организаций, то теперь сведения о перевозке формируются в электронном виде и передаются через установленную государством информационную инфраструктуру.
Через ГИС ЭПД государственные органы получают возможность получать предусмотренные законодательством сведения об электронных перевозочных документах. Поэтому электронный документ становится не просто заменой бумажного экземпляра, а частью единого цифрового информационного процесса.
При этом важно понимать: ГИС ЭПД — это не программа, в которой водитель или бухгалтер просто заполняет документ. Формирование и обмен электронными перевозочными документами происходят через информационные системы участников перевозки и операторов ИС ЭПД, после чего необходимые сведения передаются в государственную систему.
Именно поэтому для транспортной компании сегодня важно не только иметь возможность сформировать электронный документ, но и правильно организовать весь процесс его подготовки, проверки и передачи.
Когда появилась ГИС ЭПД и что изменится с 1 сентября 2026 года
Государственная информационная система электронных перевозочных документов начала работать в 2022 году. Её запуск стал одним из ключевых этапов цифровизации транспортного документооборота: перевозочные документы постепенно переводятся из бумажного формата в электронный, а сведения о них передаются в единую государственную информационную систему.
При этом переход происходит не одномоментно. Перечень документов, которые могут и должны оформляться в электронном виде, постепенно расширялся. Одним из важных этапов стало появление возможности оформлять через систему электронные путевые листы, заказы и другие документы, сопровождающие перевозку.
Следующий серьёзный этап — 1 сентября 2026 года. С этой даты вступают в силу новые требования, установленные Федеральным законом № 140-ФЗ от 7 июня 2025 года. Закон расширяет перечень перевозочных документов, которые должны оформляться в электронном виде и передаваться через установленную государством информационную инфраструктуру.
Для транспортных компаний это означает не просто очередное изменение формата документов. Меняется сам принцип работы с транспортной документацией: электронный документ становится частью единого цифрового процесса, в котором участвуют перевозчик, грузоотправитель, грузополучатель, оператор информационной системы и государственная ГИС ЭПД.
Поэтому подготовиться к изменениям — это не только выбрать оператора и научиться отправлять ЭПД. Компании необходимо заранее проверить, как именно формируются документы, кто отвечает за их заполнение, каким образом выявляются ошибки и что происходит с документом до его передачи в ГИС ЭПД.
Именно на этом этапе особенно важно правильно выстроить внутренний процесс работы с электронными перевозочными документами: сначала сформировать и проверить документ, затем подписать и передать его через систему в ГИС ЭПД.
Какие документы передаются в ГИС ЭПД
С 1 сентября 2026 года перечень документов, которые должны оформляться в электронном виде и передаваться в ГИС ЭПД, существенно расширяется.
В актуальном перечне ФНС и Минтранса — электронная транспортная накладная, электронный заказ-наряд, электронная сопроводительная ведомость, электронный путевой лист, электронный заказ или заявка, электронный договор фрахтования, экспедиторские документы, электронная грузовая накладная и электронная транспортная железнодорожная накладная.
При этом не все эти документы становятся обязательными одновременно и для каждого перевозчика. С 1 сентября 2026 года обязательный электронный формат распространяется, в частности, на транспортные накладные, заказы и заявки при автомобильных перевозках, железнодорожные и воздушные грузовые накладные, а также экспедиторские документы. Для отдельных ситуаций законодательством предусмотрены исключения.
Основные документы, с которыми столкнётся автомобильный перевозчик
1. Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — один из основных документов при перевозке груза. В ней фиксируются сведения об участниках перевозки, грузе, маршруте, транспортном средстве и другие данные, необходимые для оформления перевозки.
2. Электронный заказ (заявка) (ЭЗЗ) — документ, который фиксирует условия будущей перевозки: стороны, маршрут, дату и время подачи транспорта, сведения о грузе, требования к автомобилю и другие условия. В дальнейшем его данные могут использоваться при формировании следующих перевозочных документов.
3. Электронный заказ-наряд (ЭЗН) и электронная сопроводительная ведомость (ЭСВ) также входят в состав электронных перевозочных документов, сведения о которых передаются в ГИС ЭПД.
4. Электронный путевой лист (ЭПЛ) уже используется в ГИС ЭПД. Возможность его формирования в системе появилась ещё в 2023 году. При этом его правовой режим и случаи обязательного применения нужно рассматривать отдельно от новых требований к транспортным накладным и заказам, которые вступают в силу с 1 сентября 2026 года.
Кроме автомобильных документов, система постепенно охватывает и другие виды транспорта. С 1 сентября 2026 года в электронный формат переходят, в частности, транспортные железнодорожные накладные, грузовые накладные при воздушных перевозках и экспедиторские документы.
Таким образом, ГИС ЭПД — это уже не система только для электронной транспортной накладной. Она постепенно становится единым цифровым контуром перевозочных документов для разных видов транспорта. Сам Минтранс определяет её как систему, предназначенную для аккумуляции данных о грузовых перевозках с перспективой охвата автомобильного, железнодорожного, воздушного и водного транспорта.
И здесь для транспортной компании появляется важный практический вопрос: если документов становится больше, а требования к их электронному оформлению расширяются, как организовать их подготовку так, чтобы ошибки не приходилось исправлять уже после передачи документа оператору и в ГИС ЭПД?
Как документ попадает в ГИС ЭПД на практике
На практике электронный перевозочный документ не создаётся непосредственно внутри ГИС ЭПД. Компания формирует его в используемой информационной системе или специализированном сервисе, после чего документ подписывается и передаётся через оператора информационной системы электронных перевозочных документов в государственную систему.
Упрощённо процесс выглядит так:
Формирование документа → корректное заполнение → подписание электронной подписью → передача оператору ИС ЭПД → ГИС ЭПД.
Именно на этапе формирования документа особенно важно не допускать ошибок. Чем больше сведений необходимо указать в электронном документе, тем выше требования к системе, в которой он создаётся. Сотруднику недостаточно просто иметь возможность отправить ЭПД — важно, чтобы сама система помогала правильно заполнить документ с самого начала.
Именно такой подход используется в «Транспортной среде +». Система позволяет формировать транспортные документы таким образом, чтобы необходимые данные заполнялись корректно уже на этапе их создания. Пользователю не приходится сначала создавать документ с ошибками, а затем искать, что именно в нём необходимо исправить.
Процесс выглядит следующим образом:
Сотрудник формирует документ в «Транспортной среде +» → система помогает корректно заполнить необходимые данные → готовый документ подписывается → передаётся оператору → сведения поступают в ГИС ЭПД.
Таким образом, задача системы — не просто передать готовый документ в государственную информационную систему. Гораздо важнее обеспечить правильное формирование документа ещё до его отправки.
Это особенно актуально для компаний, которые ежедневно оформляют большое количество электронных перевозочных документов. При ручном заполнении сотруднику приходится контролировать множество реквизитов и взаимосвязанных данных. Автоматизированная система позволяет перенести значительную часть этой работы на программное обеспечение и сделать сам процесс формирования документов более предсказуемым.
При этом электронный документооборот становится не отдельной операцией, а частью единого процесса работы транспортной компании: документ формируется корректно → подписывается → передаётся оператору → поступает в ГИС ЭПД.
Что происходит с документом после отправки в ГИС ЭПД
После того как электронный перевозочный документ сформирован, подписан и передан через оператора информационной системы электронных перевозочных документов, сведения о нём поступают в ГИС ЭПД.
Государственная система предназначена для получения, обработки и хранения электронных перевозочных документов и содержащихся в них сведений. Информация из системы в предусмотренных законодательством случаях предоставляется государственным органам и другим уполномоченным участникам информационного взаимодействия.
Для транспортной компании это означает важное изменение: электронный документ перестаёт быть исключительно внутренним документом организации. Сведения о перевозке включаются в единый цифровой информационный контур.
При этом сама ГИС ЭПД не заменяет систему, в которой компания организует свою ежедневную работу. Документ сначала должен быть сформирован и корректно заполнен в информационной системе перевозчика, затем подписан и передан оператору.
Поэтому качество данных на этапе формирования документа имеет принципиальное значение.
Именно поэтому при работе с большим количеством ЭПД особенно важно, чтобы используемая программа не просто позволяла отправлять документы, а помогала сотруднику сформировать их правильно с самого начала.
В «Транспортной среде +» этот принцип заложен непосредственно в процесс работы с документами: система помогает пользователю заполнить необходимые сведения корректно ещё при формировании документа, после чего его можно подписать и передать оператору для дальнейшей отправки в ГИС ЭПД.
Таким образом, цепочка выглядит не как:
«заполнили как получилось → отправили → разбираемся с проблемами»,
а как:
«правильно сформировали → подписали → передали оператору → документ поступил в ГИС ЭПД».
Это особенно важно с учётом того, что сведения из ГИС ЭПД используются в информационном взаимодействии государственных органов. Чем качественнее организован первичный процесс формирования документов внутри компании, тем меньше вероятность столкнуться с проблемами на последующих этапах.
А что именно система учитывает при обработке электронного перевозочного документа и где могут возникать ошибки — разберём в следующем разделе.
Что проверяется в электронном перевозочном документе и где могут возникнуть ошибки
Электронный перевозочный документ содержит большое количество сведений, которые должны быть заполнены корректно и соответствовать друг другу. Это данные об участниках перевозки, транспортном средстве, водителе, грузе, маршруте и другие обязательные сведения, предусмотренные конкретным видом документа.
Ошибка может возникнуть даже тогда, когда документ внешне выглядит заполненным полностью. Например, проблема может быть связана с отсутствующим обязательным реквизитом, некорректными данными участника перевозки или несоответствием информации в разных частях документа.
При бумажном документообороте часть таких ошибок могла оставаться внутри компании и обнаруживаться уже в процессе дальнейшей работы с документами. При переходе на электронный формат подход меняется: сведения формируются в цифровом виде и передаются через установленную информационную инфраструктуру сразу.
Поэтому особенно важно не переносить привычный принцип «сначала заполним, потом посмотрим, что получилось» в электронный документооборот.
Правильнее, когда система сама помогает сотруднику сформировать документ корректно ещё в процессе заполнения.
Именно по такому принципу работает «Транспортная среда +»: пользователь не должен сначала создавать потенциально ошибочный документ, а затем вручную искать в нём проблемы. Система организует заполнение таким образом, чтобы необходимые сведения вносились корректно уже на этапе формирования документа.
Это особенно важно при большом количестве перевозок. Если сотрудник оформляет несколько десятков или сотен документов в месяц, постоянная ручная проверка каждого реквизита увеличивает вероятность ошибки и отнимает значительное количество рабочего времени.
При этом важно разделять техническую корректность документа и достоверность содержащихся в нём сведений. Программа может помочь правильно сформировать документ и не допустить технических ошибок при заполнении, но ответственность за фактические данные перевозки всё равно несёт участник перевозочного процесса.
Поэтому задача автоматизации — не заменить ответственность сотрудника, а сделать правильное заполнение документа стандартным процессом, а не результатом постоянной ручной проверки.
И это подводит нас к следующему важному вопросу: кто получает сведения из ГИС ЭПД после их передачи и почему для бизнеса это имеет значение?
Кто получает доступ к сведениям из ГИС ЭПД
ГИС ЭПД создавалась не только для того, чтобы участники перевозки могли обмениваться электронными документами. Система формирует единое информационное пространство, в котором хранятся сведения об электронных перевозочных документах.
Участники перевозки получают доступ к необходимым документам и сведениям в рамках предусмотренного порядка информационного взаимодействия.
При этом сведения из ГИС ЭПД также могут предоставляться государственным органам и другим уполномоченным организациям в случаях и порядке, установленных законодательством.
Для бизнеса это означает, что переход на электронный документооборот — это не просто замена бумажного документа на электронный файл. Информация о перевозке формируется в цифровом виде и становится частью государственной информационной системы.
Поэтому всё большее значение приобретает качество данных, которые компания передаёт в электронном виде. Ошибка в реквизитах, неверно указанные сведения о транспортном средстве или участнике перевозки — это уже не просто неточность во внутреннем документе, который можно положить в папку и забыть о нём.
Именно поэтому при организации электронного документооборота важно уделять внимание не только самой отправке документов в ГИС ЭПД, но и тому, как они формируются внутри компании до отправки.
Чем больше документов оформляет организация, тем сложнее обеспечить такое качество исключительно за счёт ручного контроля. Сотруднику приходится одновременно следить за большим количеством реквизитов, участников перевозки и связанных между собой сведений.
Автоматизация позволяет перенести эту работу с человека на систему и сделать корректное формирование документов частью стандартного рабочего процесса.
Но что конкретно может произойти, если в электронном перевозочном документе всё-таки окажутся ошибки? Об этом — в следующем разделе.
Какие проблемы могут возникнуть у компании из-за ошибок в ЭПД
Ошибка в электронном перевозочном документе — это не обязательно сразу штраф или какое-либо наказание. Однако некорректно оформленный документ может привести к дополнительной работе сотрудников, необходимости внесения исправлений и повторного оформления отдельных сведений.
Проблемы могут возникать, например, из-за неправильных или неполных данных о перевозчике, водителе, транспортном средстве, грузе, отправителе, получателе или других участниках перевозки.
Особенно неприятна ситуация, когда ошибка обнаруживается уже после того, как документ был подписан и передан для дальнейшего информационного взаимодействия.
В таком случае сотрудникам приходится возвращаться к уже оформленной перевозке, выяснять причину проблемы, исправлять данные и выполнять дополнительные операции с документом.
Для компании, которая оформляет несколько электронных перевозочных документов в месяц, единичная ошибка может показаться незначительной. Но если таких документов десятки или сотни, даже небольшой процент ошибок превращается в постоянную дополнительную нагрузку на бухгалтерию, диспетчеров и сотрудников транспортного отдела.
Поэтому гораздо эффективнее не искать ошибки в уже сформированных документах, а организовать сам процесс таким образом, чтобы документ изначально формировался корректно.
Именно такой подход используется в «Транспортной среде +»: система помогает сотруднику правильно заполнить необходимые сведения непосредственно при формировании документа. В результате корректность документа становится частью самого процесса его создания, а не отдельной ручной процедурой после заполнения.
Это позволяет выстроить более понятную последовательность работы:
сформировать документ правильно → подписать → передать оператору → отправить сведения в ГИС ЭПД.
Чем больше объём перевозок, тем существеннее становится разница между этими двумя подходами: исправлять ошибки после их возникновения или изначально построить процесс так, чтобы вероятность их появления была минимальной.
Но для этого недостаточно просто приобрести программу. Важно правильно организовать весь процесс работы с электронными перевозочными документами внутри компании. Именно об этом поговорим дальше.
Как правильно организовать работу с ЭПД
При переходе на электронный документооборот важно не ограничиваться подключением к оператору и возможностью отправлять документы в ГИС ЭПД. Необходимо выстроить весь процесс работы с документом — от его формирования до передачи в государственную систему.
Оптимальная схема выглядит следующим образом:
Формирование документа → корректное заполнение → подписание электронной подписью → передача оператору ИС ЭПД → передача сведений в ГИС ЭПД.
Наиболее важным здесь является первый этап. Если документ изначально формируется правильно, сотруднику не приходится тратить время на последующий поиск и исправление ошибок.
Именно поэтому при выборе системы для работы с ЭПД стоит обращать внимание не только на возможность отправки документов в ГИС ЭПД, но и на то, как именно система помогает их формировать.
В «Транспортной среде +» этот процесс организован таким образом, чтобы сотрудник мог сразу сформировать корректный документ, не выполняя после заполнения отдельную ручную проверку каждого реквизита. Система помогает заполнять необходимые сведения непосредственно в процессе создания документа.
Для транспортной компании это особенно важно при большом количестве перевозок. Чем больше документов приходится оформлять ежедневно, тем меньше смысла в том, чтобы заставлять сотрудников вручную перепроверять каждый из них.
Автоматизированный процесс позволяет сделать правильное заполнение документов обычной частью работы, а не отдельной задачей, которую сотруднику приходится выполнять каждый раз перед отправкой.
При этом сама система не должна рассматриваться как способ полностью снять ответственность с сотрудников компании. Она является инструментом автоматизации, который помогает сократить количество ручных операций и снизить вероятность ошибок при формировании электронных перевозочных документов.
В результате задача транспортного отдела становится значительно проще: не искать ошибки после создания документа, а изначально формировать его корректно и только после этого передавать на подписание и отправку.
Дальше разберём, какие именно возможности должна иметь система, чтобы такой подход действительно работал на практике.
Какие возможности должна иметь система для работы с ЭПД
При большом количестве перевозок система для работы с электронными перевозочными документами должна решать не только задачу их передачи в ГИС ЭПД. Важно, чтобы она помогала сотруднику правильно сформировать документ ещё на этапе заполнения.
В первую очередь система должна обеспечивать удобное внесение основных сведений о перевозке: данных перевозчика, водителя, транспортного средства, грузе, отправителе, получателе, маршруте и других необходимых реквизитов.
При этом сотруднику не должно требоваться каждый раз вручную вводить одни и те же данные. Чем больше информации система может получить автоматически из уже имеющихся данных компании, тем меньше ручной работы и тем ниже вероятность случайной ошибки.
Например, если в системе уже заведены транспортные средства и водители компании, при оформлении нового документа сотрудник должен иметь возможность выбрать необходимые данные, а не вводить их заново вручную.
Именно такой принцип используется в «Транспортной среде +». Система объединяет необходимые данные в едином рабочем процессе и позволяет формировать транспортные документы на их основе. Благодаря этому сотруднику не приходится каждый раз собирать информацию по разным источникам и переносить её в документ вручную.
Ещё один важный момент — взаимосвязь документов. Если одни и те же сведения используются в нескольких документах, система должна обеспечивать их согласованное использование. Это снижает вероятность ситуации, когда, например, в одном документе указаны одни данные о перевозке, а в другом — другие.
Таким образом, хорошая система автоматизации ЭПД должна решать сразу несколько задач:
- сокращать объём ручного ввода;
- использовать уже имеющиеся данные компании;
- помогать сотруднику правильно формировать документы;
- снижать вероятность ошибок при переносе информации;
- обеспечивать последовательную работу с документами;
- позволять передавать готовые документы оператору ИС ЭПД.
В результате сотрудник работает не с отдельными электронными формами, которые необходимо каждый раз заполнять практически с нуля, а с единым цифровым процессом оформления перевозки.
Именно такой подход позволяет использовать электронный документооборот не просто как требование законодательства, а как инструмент автоматизации работы транспортного отдела.
Как автоматизировать транспортный документооборот
Автоматизация транспортного документооборота позволяет объединить в одном процессе несколько операций, которые при ручной работе выполняются отдельно: подготовку данных о перевозке, формирование документов, их заполнение, подписание и дальнейшую передачу оператору информационной системы электронных перевозочных документов.
Для сотрудника транспортного отдела это означает прежде всего сокращение количества ручных действий. Вместо того чтобы каждый раз собирать информацию о водителе, автомобиле, перевозчике, маршруте и грузе из разных источников и переносить её в электронный документ, необходимые данные могут использоваться непосредственно внутри единой системы.
«Транспортная среда +» позволяет организовать такой процесс в едином рабочем пространстве. Сотрудник работает с данными перевозки внутри системы, а необходимые документы формируются на их основе. Это позволяет сократить ручной ввод информации и сделать оформление перевозки более последовательным.
Особенно важна автоматизация в компаниях, где одновременно работает несколько сотрудников, отвечающих за разные этапы перевозки. Диспетчер может заниматься организацией перевозки, бухгалтер — необходимыми документами и учётом, а другие сотрудники — своими участками работы. При этом информация не должна каждый раз передаваться между ними вручную.
Единая система позволяет связать эти процессы между собой.
Данные, которые уже были внесены в систему, могут использоваться при последующем оформлении документов, а сотрудникам не приходится многократно вводить одну и ту же информацию.
В результате электронный документооборот становится частью общей системы управления перевозками:
организация перевозки → работа с водителем и транспортом → формирование документов → корректное заполнение → подписание → передача оператору ИС ЭПД → ГИС ЭПД.
При таком подходе ГИС ЭПД становится не отдельным сервисом, куда сотрудник должен в конце работы загрузить готовые документы, а одним из этапов единого автоматизированного процесса.
Именно это и является главным преимуществом комплексной автоматизации: компания получает не просто возможность работать с электронными перевозочными документами, а единый инструмент, который помогает организовать сам процесс перевозки и документооборота вокруг неё.
Как встроить систему в уже существующий процесс работы компании
Переход на автоматизацию не означает, что компании необходимо полностью менять привычный порядок работы или перестраивать весь транспортный отдел с нуля.
«Транспортная среда +» интегрируется в уже существующий процесс работы компании и позволяет объединить в одной системе основные операции, связанные с выпуском транспорта на линию, проведением осмотров и оформлением необходимых документов.
При внедрении не требуется заставлять сотрудников полностью менять привычный порядок работы. Система подстраивается под существующие процессы компании, а мы берём на себя организацию и настройку необходимых процессов.
В частности, с помощью «Транспортной среды +» можно организовать удалённые медицинские и технические осмотры перед выпуском транспорта на линию. Это позволяет сократить количество ручных операций, уменьшить затраты на организацию осмотров и отказаться от необходимости каждый раз организовывать физическое присутствие соответствующих специалистов там, где законодательство и формат услуги позволяют использовать дистанционный формат.
В результате в одной системе можно объединить несколько связанных между собой процессов:
- организацию выпуска транспорта на линию;
- удалённые медицинские осмотры;
- удалённые технические осмотры;
- работу с электронными путевыми и перевозочными документами;
- передачу необходимых сведений в соответствующие информационные системы;
- контроль выполнения процедур ответственными сотрудниками.
При этом компания продолжает работать в привычном для себя бизнес-процессе, а «Транспортная среда +» берёт на себя значительную часть технической и организационной работы, необходимой для его автоматизации.
Главная задача такого подхода — не просто добавить в компанию ещё одну программу. Смысл в том, чтобы объединить уже существующие процессы в единую систему и максимально сократить количество ручной работы сотрудников.
Для компании это означает меньше отдельных операций, меньше повторного ввода информации и меньше времени на организацию обязательных процедур.
Источники
1. Минтранс России — ГИС ЭПД
https://mintrans.gov.ru/activities/376
2. Минтранс России — ГИС ЭПД: нормативная база и порядок работы
https://mintrans.gov.ru/activities/94/7/365
3. Минтранс России — Подключение к ГИС ЭПД
https://mintrans.gov.ru/activities/214/376/377/379/422
4. Минтранс России — Портал ЭПД
https://mintrans.gov.ru/activities/214/376/377
5. Правительство России — Постановление Правительства РФ № 281 от 03.03.2022
https://government.ru/docs/all/139554/
6. ФНС России — Операторы информационных систем электронных перевозочных документов
https://www.nalog.gov.ru/rn77/oedo/oisepd/
7. Минтранс России — переход на обязательные электронные перевозочные документы с 1 сентября 2026 года
https://www.mintrans.gov.ru/press-center/news/12779